Existen cinco
aspectos fundamentales de un proyecto que el analista de sistemas debe dominar
los cuales son:
- La iniciación de proyectos
- La determinación de la viabilidad de un proyecto
- La planeación y el control de actividades
- La programación de proyectos
- La administración de los miembros del equipo de análisis de sistemas.
Los proyectos
pueden ser solicitados por diversas personas de la organización o por los
mismos analistas de sistemas.
La selección de un
proyecto es una decisión difícil, ya que se solicitarán más proyectos de los
que se pueden realizar. Cinco criterios importantes para la selección de
proyectos son:
1.-
Que el proyecto solicitado tenga el respaldo de los directivos de la
organización.
2.-
Que cuente con un periodo adecuado de compromiso para la terminación del
proyecto.
3.- Que impulse a la organización hacia la
consecución de sus metas
4.- Que sea factible.
5.- Que tenga la importancia suficiente para
darle mayor prioridad que a otros proyectos.
Determinación De La Viabilidad Y Administración De Las
Actividades De Análisis Y Diseño.
Entre muchas de
las capacidades fundamentales que debe dominar un analista de sistemas se
incluye la iniciación de proyectos, la determinación de la viabilidad de un
proyecto, la programación de proyectos, y la planeación y administración de las
actividades y los miembros de un equipo para optimizar la productividad.
Estas capacidades
se consideran aspectos fundamentales de un proyecto.
Un proyecto de
sistemas comienza con problemas o con oportunidades de realizar mejoras en un
negocio, que surgen con frecuencia conforme la organización se adapta al
cambio.
Problemas en la
Organización
Los problemas
surgen de diversas maneras. Una forma de averiguar que hay problemas y cómo se
originaron, es considerarlos como situaciones en las cuales ya no se alcanzan o
nunca se han alcanzado las metas fijadas.
En algunos casos,
los problemas que requieren la atención del analista de sistemas permanecen
ocultos porque no se realizan mediciones del desempeño. Los problemas (o
síntomas de problemas) en procesos cuyos resultados son visibles y que podrían
requerir la ayuda de un analista de sistemas incluyen errores excesivos y
trabajo realizado con demasiada lentitud, incompleto, incorrecto o que no se
hace. Otros síntomas de problemas se vuelven evidentes cuando los individuos no
cumplen las metas de desempeño establecidas.
Selección De Proyectos
Se debe tener bien
presentes las razones para recomendar el estudio de sistemas de un proyecto que
parezca resolver un problema o propiciar una mejora. Tome en cuenta los motivos
que impulsen una propuesta de proyecto. Debe asegurarse de que el proyecto no
tiene como propósito mejorar su propia imagen política o su poder, o el poder
de la persona o grupo que lo proponga, porque hay una alta probabilidad de que
el proyecto sea mal concebido y, con el tiempo, no tenga una buena aceptación.
A pesar de que los
encargados de la toma de decisiones son quienes en última instancia establecen
las fronteras del proyecto de sistemas, éste no se debe considerar o
seleccionar de manera aislada del resto de la organización.
Más allá de estas
consideraciones generales, existen cinco criterios específicos para la
selección de proyectos:
1.
El respaldo de los directivos de la organización.
2.
Un periodo adecuado de compromiso para terminar el proyecto.
3.
La posibilidad de mejorar la consecución de las metas organizacionales.
4.
Factibilidad en cuanto a recursos para el analista de sistemas y la
organización.
5. La rentabilidad del proyecto
en comparación con otras formas en que la organización podría invertir sus
recursos.
Determinación De La Viabilidad
La definición de
viabilidad es mucho más profunda que la que se le da comúnmente, puesto que la
viabilidad de los proyectos de sistemas se evalúa de tres maneras principales:
- Operativa
- Técnica
- Económicamente
El estudio de
viabilidad no consiste en un estudio completo de los sistemas. Más bien, se
trata de recopilar suficientes datos para que los directivos, a su vez, tengan
los elementos necesarios para decidir si debe procederse a realizar un estudio
de sistemas.
Los datos para el
estudio de viabilidad se pueden recopilar mediante entrevistas.
El tipo de
entrevista apropiado se relaciona directamente con el problema o la oportunidad
bajo análisis. Por lo general, el analista de sistemas entrevés a quienes
requieren ayuda y a los involucrados en el proceso de toma de decisiones, que
comúnmente son los directivos. Aunque es importante abordar el problema
correcto, el analista de sistemas no debe invertir demasiado tiempo en los
estudios de viabilidad, porque le solicitarán muchos proyectos y sólo unos
cuantos podrán o deberán ser realizados. El tiempo dedicado al estudio de
viabilidad deberá ser bastante reducido y abarcar diversas actividades.
Definición De Objetivos
Las mejoras a los
sistemas se pueden definir como cambios que darán como resultado beneficios
crecientes y valiosos. Las mejoras pueden ser de muchos tipos, por ejemplo:
1.
Aceleración de un proceso.
2.
Optimización de un proceso al eliminar pasos innecesarios o duplicados.
3.
Combinación de procesos.
4.
Reducción de errores en la captura de información mediante la modificación de
formularios y pantallas de despliegue.
5.
Reducción de almacenamiento redundante.
6.
Reducción de salidas redundantes.
7.
Mejora en la integración de sistemas y subsistemas.
Es importante que
el analista de sistemas tenga habilidad para reconocer las oportunidades de
mejora. Sin embargo, quienes están en contacto diario con el sistema podrían
ser fuentes de información más eficaces sobre las mejoras por realizar. Si ya
se han sugerido mejoras, son necesarios sus conocimientos como analista para
contribuir a determinar si vale la pena la mejora y cómo se debe implementar.
También es
importante la manera en que las mejoras a los sistemas de información afectan los
objetivos corporativos, estos objetivos incluyen:
1.
Mejora de las ganancias corporativas.
2.
Apoyo a la estrategia competitiva de la organización.
3.
Mayor cooperación con distribuidores y socios.
4.
Incremento del apoyo a las operaciones internas con el fin de producir bienes y
servicios de manera más eficiente y eficaz.
5.
Incremento del apoyo a la toma de decisiones internas para que éstas sean más
eficaces.
6.
Mejora del servicio al cliente.
7.
Incremento en la moral de los empleados.
Una vez más, una
cuadrícula de impacto de la viabilidad es útil para incrementar la conciencia
de los impactos en el logro de los objetivos corporativos.
Determinación De Recursos
La determinación
de recursos para el estudio de viabilidad sigue el mismo patrón general.
El proyecto debe
satisfacer tres criterios de viabilidad para pasar a una siguiente fase de
desarrollo. Los recursos se analizan desde la perspectiva de tres áreas de
viabilidad: técnica, económica y operativa.
Viabilidad técnica
Gran parte de la determinación de recursos tiene que ver con la evaluación de
la viabilidad técnica. El analista debe averiguar si es posible actualizar o
incrementar los recursos técnicos actuales de tal manera que satisfagan los
requerimientos bajo consideración.
Sin embargo, en
ocasiones los "agregados" a los sistemas existentes son costosos y no
redituables, simplemente porque no cumplen las necesidades con eficiencia. Si
no es posible actualizar los sistemas existentes, la siguiente pregunta es si
hay tecnología disponible que cumpla las especificaciones.
Viabilidad Técnica
Agregados al
sistema actual
Tecnología
disponible para satisfacer las necesidades de los usuarios:
Viabilidad Económica
Tiempo de los
analistas de sistemas
Costo del estudio
de sistemas
Costo del tiempo
que los empleados dedicarán al estudio
Costo estimado del
hardware
Costo del software
comercial o del desarrollo de software
Viabilidad Operativa
El Sistema
funcionara cuando se instale
El Sistema será
utilizado
Evaluación
De La Viabilidad
La evaluación de
la viabilidad de los proyectos de sistemas nunca es una tarea sencilla o bien
definida. La viabilidad de un proyecto no es una decisión a cargo del analista
de sistemas sino de los directivos de la organización. Las decisiones se toman
con base en los datos sobre viabilidad recopilados y presentados de una manera
experta y profesional por el analista.
El analista de
sistemas debe asegurarse de abordar en el estudio preliminar las tres áreas de
viabilidad técnica, económica y operativa. El estudio de un proyecto de
sistemas solicitado debe realizarse con rapidez con el fin de que los recursos
que se dediquen a éste sean mínimos, la información arrojada por el estudio sea
sólida y el interés hacia el proyecto siga vigente.
Por lo general, el
proceso de evaluación de la viabilidad es útil para desechar los proyectos que
se contraponen con los objetivos de la organización, que desde el punto de
vista técnico no son factibles y que no ofrecen un aliciente económico. Aunque
es muy laborioso, el estudio de la viabilidad vale la pena y al final ahorra a
las empresas y los analistas de sistemas una considerable cantidad de tiempo y
dinero.
Planeación
Y Control De Actividades
La administración
de proyectos abarca las tareas generales de planeación y control. La planeación
incluye todas las actividades requeridas para seleccionar un equipo de análisis
de sistemas, asignar miembros del equipo a proyectos adecuados, calcular el
tiempo necesario para realizar cada tarea y programar el proyecto de tal manera
que las tareas se terminen a tiempo. El control implica el uso de
retroalimentación para monitorear el proyecto, incluyendo la comparación del
plan original del proyecto con su evolución real. Además, el control significa
emprender las acciones apropiadas para agilizar o reprogramar actividades para
terminar en tiempo, a la vez que estimulen a los miembros del equipo a realizar
el trabajo de manera profesional.
Uso
De Gráficas De Gantt Para La Programación De Proyectos
Una gráfica de
Gantt es una forma fácil de programar tareas. En este tipo de gráfica las
barras representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa
la duración relativa de dicha tarea.
La principal
ventaja de la gráfica de Gantt es su sencillez. El analista de sistemas esta
técnica no sólo es fácil de utilizar, sino que también es adecuada para
establecer una comunicación satisfactoria con los usuarios finales. Otra
ventaja de utilizar la gráfica de Gantt es que las barras representan
actividades o tareas a escala; es decir, el tamaño de las barras indica el
tiempo relativo que tomará completar cada tarea.
Ejemplo:
Uso
De Diagramas Pert
PERT es un
acrónimo de Program Evaluation and Review Techniques (Técnicas de Evaluación y
Revisión de Programas). Un programa (sinónimo de proyecto) se representa
mediante una red de nodos y flechas que se evalúa para determinar las
actividades críticas, mejorar la programación de fechas si es necesario y
revisar el progreso una vez que se aborda el proyecto.
PERT es muy útil
cuando las actividades se pueden hacer en paralelo en lugar de en secuencia.
El analista de
sistemas se puede beneficiar con PERT al aplicarlo a los proyectos de sistemas
en una escala más pequeña, especialmente cuando algunos miembros de un equipo
pueden trabajar en ciertas actividades al mismo tiempo que otros miembros del
mismo equipo trabajan en otras tareas.
Programación De Proyectos Por Computadora
La programación de
proyectos con ayuda de las computadoras se ha convertido en una tarea práctica
y sencilla. Microsoft Project es un buen ejemplo de un programa muy eficaz.
La administración
de proyectos de comercio electrónico
Es semejante en
varios aspectos a la administración de proyectos tradicionales de sistemas de
información, pero hay cuatro aspectos en los cuales difieren
significativamente.
El primero es que
los datos que usted tendrá que coordinar están dispersos por toda la
organización (lo cual tiene implicaciones políticas); otro es que los miembros
especializados del equipo se tienen que reclutar de todas las áreas de la
organización (aquí también podrían verse implicadas las políticas de la
organización); un tercer aspecto es que el gerente de un proyecto de comercio
electrónico debe resaltar la integración estratégica del comercio electrónico
con todos los sistemas de la organización, y el cuarto aspecto es que al
establecer un sitio de comercio electrónico primero se deben abordar las
cuestiones de seguridad.
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