Existen
métodos que nos permiten tener acceso, a la recopilación de información
necesaria para saber o identificar problemas dentro de una organización. Es
importante identificar cuáles son esos métodos y como aplicarlos. A
continuación explicaremos unos de los más comunes y su forma de ser empleados.
Entrevistas
Para
llevar a cabo una entrevista es indispensable primero conocerse así mismo.
Necesita conocer sus prejuicios y cómo afectarán éstos sus percepciones. Su
educación, intelecto, formación, emociones y marco ético actúan como filtros
poderosos de lo que va a oír en sus entrevistas para poder entender lo que es
una entrevista.
Una
entrevista es utilizada para recabar información, dicho en otros términos es
una conversación dirigida con un propósito específico que utiliza un formato de
preguntas y respuestas. En la entrevista usted necesita obtener las opiniones
de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas
organizacionales y personales y procedimientos informales.
Hay Cinco Pasos Para Poder Preparar Una Entrevista
Los
cinco pasos principales para preparar una entrevista son:
Pasos
para la planeación de la entrevista
1. Leer los antecedentes.
2. Establecer los objetivos de la entrevista.
3. Decidir a quién entrevistar.
4. Preparar al entrevistado.
5. Decidir el tipo de preguntas y la estructura.
Estos
pasos incluyen un rango de actividades que van desde recopilar antecedentes
básicos hasta decidir a quién entrevistar.
Leer
los antecedentes Leer y entender tanto como sea posible los antecedentes de los
entrevistados y su organización. Con frecuencia este material se puede obtener
del sitio Web.
Establecer
los objetivos de la entrevista Utilice los antecedentes que haya recopilado así
como su propia experiencia para establecer los objetivos de la entrevista. Debe
haber de cuatro a seis áreas clave referentes al procesamiento de la
información y el comportamiento relacionado con la toma de decisiones acerca de
las cuales tendrá usted que hacer preguntas.
Estas
áreas incluyen fuentes de información, formatos de información, frecuencia de
la toma de decisiones, cualidades de la información y estilo de la toma de
decisiones.
Decidir
a quién entrevistar Cuando tenga que decidir a quién entrevistar, incluya a
gente clave de todos los niveles que vayan a ser afectadas por el sistema de
alguna manera. Esfuércese por conseguir el equilibrio de tal manera que atienda
las necesidades de tantos usuarios como sea posible. Su persona de contacto en
la organización también tendrá algunas ideas sobre quién deba ser entrevistado.
Preparar
al entrevistado Prepare a la persona que va a ser entrevistada hablándole por
anticipado o enviándole un mensaje de correo electrónico y dándole tiempo para
pensar en la entrevista. Si va a realizar una entrevista a profundidad, puede
enviar sus preguntas por correo electrónico con antelación para darle tiempo al
entrevistado a que piense sus respuestas. Sin embargo, debido a que con la
entrevista se pretende satisfacer muchos objetivos (incluyendo la creación de
confianza y la observación del lugar de trabajo), normalmente ésta se debe
realizar en persona y no por correo electrónico. Las entrevistas se deben
llevar a cabo en 45 minutos o una hora a lo mucho. No importa cuánto parezca
que sus entrevistados deseen ampliar la entrevista más allá de este límite,
recuerde que cuando pasan tiempo con usted, no están haciendo su trabajo. Si
las entrevistas duran más de una hora, es probable que los entrevistados se
enfaden, aunque quizá oculten su disgusto.
Decidir El Tipo De Preguntas Y La Estructura
Escriba
preguntas que abarquen las áreas clave de la toma de decisiones que haya
descubierto al determinar los objetivos de la entrevista. Las técnicas
apropiadas para preguntar son el corazón de la entrevista. Las preguntas tienen
algunas formas básicas que usted debe conocer. Los dos tipos básicos de
preguntas son las abiertas y las cerradas. Cada tipo de pregunta puede lograr
resultados un poco diferentes a los de la otra, y cada una tiene ventajas y
desventajas. Es necesario que usted piense en el efecto que tendrá cada tipo de
pregunta.
Tipos De Preguntas
Existen
diversidad de tipos de preguntas y cada una es usada de acuerdo a las
necesidades o que tanto de información es requerida es importante aplicar el
método que vamos a usar para realizar dichas preguntas de acuerdo a su tipo.
Preguntas Abiertas
Estas
preguntas incluyen aquellas como "¿Qué piensa de poner a todos los
gerentes en una intranet?" y "Explique por favor cómo toma una
decisión de programación de producción". Considere el término abiertas.
En
realidad, "abiertas" describe las opciones del entrevistado para
responder. Están abiertas.
Preguntas
cerradas La alternativa a las preguntas abiertas se encuentra en el otro tipo
de pregunta básica: las preguntas cerradas. Tales preguntas son de la forma
básica: "¿Cuántos subordinados tiene?" Las respuestas posibles se
cierran al entrevistado, debido a que sólo puede contestar con un número finito
como "Ninguno", "Uno" o "Quince". Una pregunta
cerrada limita la respuesta disponible para el entrevistado.
Uso De Una Estructura De Pirámide
La
organización inductiva de preguntas de la entrevista se puede visualizar como
si se tuviera una forma de pirámide. Con base en esta forma, el entrevistador
empieza con preguntas, a menudo cerradas, muy detalladas. Posteriormente, el
entrevistador extiende los temas permitiendo preguntas abiertas y respuestas
más generalizadas.
Debe
utilizar una estructura de pirámide si cree que su entrevistado necesita
motivación para profundizar en el tema. También es conveniente utilizar una
estructura de pirámide para la secuencia de las preguntas cuando desea una
opinión concluyente del tema. Tal es el caso de la pregunta final: "En
general, ¿qué opina de la seguridad de los datos versus la importancia del
acceso a Internet?"
Uso De Una Estructura De Embudo
En
el segundo tipo de estructura, el entrevistador adopta un método deductivo al
iniciar con preguntas generales y abiertas, y luego limitar las posibles
respuestas utilizando preguntas cerradas. Esta estructura de entrevista se
puede visualizar como una forma de embudo.
Uso De Una Estructura De Diamante
Con
frecuencia es mejor una combinación de las dos estructuras anteriores, lo cual
da como resultado una estructura de diamante. Esta estructura implica empezar
de una manera muy específica, después se examinan los aspectos generales y
finalmente se termina con una conclusión muy específica.
El
entrevistador empieza con preguntas cerradas sencillas que permiten calentar el
proceso de la entrevista. A la mitad de la entrevista, se le pide al
entrevistado que dé su opinión sobre temas amplios que obviamente no tienen una
respuesta "correcta". Posteriormente, el entrevistador limita de
nuevo las preguntas para obtener respuestas específicas, con lo cual propicia,
tanto para él como para el entrevistado, una forma de cerrar la entrevista. La
estructura de diamante combina las fortalezas de los otros dos métodos, pero
tiene la desventaja de tomar mucho más tiempo que cualquiera de las otras
estructuras.
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